Ces rencontres sont co-pilotées par le Comité Départemental du Sport Adapté et son Conseiller Technique Fédéral, et des membres du staff d'encadrement du CA BALMA, au premier rang desquels nous retrouvons Alain FERRANDO, Alain MIALON et Dominique GILLEN.

Cette année encore, ils seront présents le jeudi 14 décembre pour accueillir les groupes. Ils organiseront, comme lors des précédentes éditions, des ateliers pour apprendre les gestes de l'athlétisme (course, lancer, sauts) le matin et quelques petites compétitions, sous un format ludique, l'après-midi. 

L'accès à la salle de réception a été demandée à la Mairie, pour y organiser le déjeuner.

Cette rencontre sera placée, comme celles des éditions précédentes, dans le cadre d'une convention reconduite en septembre par le Président du Club et par le Comité Départemental du Sport Adapté.